Teori Integrasi Informasi

RESUME TEORI PUBLIC RELATIONS

(Teori Sistem, Boundary Spanning, Teori Relantionship Management, Teori Matematika Komunikasi, Teori Uncertainty Reduction, Teori Excellence, Teori Contengency, Teori Strukturasi, Teori Motivasi dan Gaya Manejerial, dan teori Situational of Publics)

Oleh :

Elisabeth Elita - 155120201111021

Ilmu Komunikasi

Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik

Universitas Brawijaya

2017

TEORI SISTEM

Teori sistem menjelaskan tentang esensi dasar kehidupan, yaitu pentingnya menjalin hubungan sosial dalam hal ini adalah antara lain organisasi dengan publiknya. Organisasi merupakan suatu sistem sosial yang kompleks dan rumit karena di dalamnya saling ketergantungan, berhubungan dan saling mempengaruhi satu sama lain. Jika ada satu sistem yang rusak maka sistem yang lain tidak akan berfungsi.

            Menurut Health (2009, dikutip di Kriyantono, 2014) teori sistem berguna unutuk memahami proses public relations. Menurut Littlejohn (dikutip dalam Kriyantono, 2014) mengatakan bahwa teori sistem membahas hubungan antar bagian dalam organisasi. Teori sistem juga menjadi titik munculnya teori sibernetika dan teori informasi.

Komunikasi Sebagai Perekat Sistem

Sebagai suatu sistem, organisasi memiliki karakterisktik yang dimiliki setiap sistem sosial, yaitu:

a.       Keseluruhan dan saling bergantungan, bagian di dalamnya saling bersatu dan tidak dapat dipahami secara terpisah.

b.      Hierarki, satu sistem merupakan bagian dari sistem yang lebih besar.

c.       Peraturan sendiri dan kontrol

d.      Pertukaran dengan lingkungan

e.       Keseimbangan

f.       Perubahan dan kemampuan adaptasi

g.      Sama tujuan

Peran Public Relations dalam menjalain hubungan

            Menurut Lattimore, dkk (dikutip dalam Kriyantono, 2014) terdapat dua peran praktisi PR yaitu:

 1). Hal hal yang menyangkut pekerjaan teknis seperti menulis press release, membuat newsletter, fotografi, dll

2). Peran manajerial, berkaitan dengan mengidentifikasi masalah dan memecahkannya.

Dalam melaksanakan peran manajerial, PR betindak sebagai:

·         Seorang ahli yang mampu mengidentifikasi masalah

·         Seseorang yang menjadi mediator dan fasilitator

·         Seorang yang mampu menjadi partner

FUNGSI BOUNDARY SPANNING

            Dalam pendektan teori sistem, terjadinya ketengangan antara organisasi dan publik internal maupun ekternal disebabkan oleh:

a.       Tersumbatnya saluran komunikasi

Jika ada masalah anatar organisasi dan karyawan, PR dituntut mampu membatasi masalah agar tidak keluar. PR harus membuka saluran komunikasi yang memungkinkan karywan untuk berbagi kekesalannya.

b.      PR gagal momosisikan dirinya sebagai “dominant-coalition”

PR harus menjadi individu atau kelompok yang memilki pengaruh besar dalam pengambilan keputusan. Agar fungsi “dominant-coalition” berjalan baik RP diharapkan tidka hanya menampung keluhan tetapi juga berani menyampaikan kepada manajer.

c.       Hubungan media yang kurang baik

Tersumbatnya saluran komunikasi dengan media terjaid bila akses media untuk memperoleh informasi terbatasi, media tidak puas terhadap infromasi yang disampaikan.

Aktivitas melaksanakan fungsi boundary spanning yang dilakukan PR yaitu:

·         Menjelaskan informasi tentang organisasi kepada publik

·         Memonitor lingkungan sehingga mengetahui apa yang terjadi dan menginterpretasi isu potensial

·         Membangun sistem komunikais dua arah dengan publiknya

TEORI RELATIONSHIP MANAJEMEN

            Menurut Ledingham;Botan&Hazelton (dikutip dalam Kruyantono, 2014) teori ini berfokus pada proses memajemen relasi antar organisasi dengan publiknya baik internal maupun eksternal karena teori ini dikenal sebagai pusat atau init PR. Teori ini dikenal sabgai teori OPR (Organization-Public Relationship) karena menciptakan keseimbangan kepentingan anatar organisasi dengan publiknya. OPR menganggap komunikasi digunakan untuk menstimuli publik unutk bersama sama menciptakan makna dan menekankan membangun relasi dengan semua publik.

            Menurut Kriyantono (2014) teori relationship management harus memilki beberapa prinsip dasar berikut ini:

·         Fokus utama PR yaitu membangun relasi

·         Relasi yang berhasil jika didasarkan upaya meraih keuntungan bagi organisasi dan publik.

·         OPR bersifat dinamis sehingga selalu berubah tiap saat

·         Relasi didorong oleh kebutuhan dan keinginan dari organisasi dan publik

·         Manejemn OPR yang efektif akan menignkatkan pemahamam dan keuntungan bagi organisasi dan publik

·         Keberhasilan OPR diukur berdasarkan kualitas relasi

·         Komunikasi adalah alat strategi memanajemen relasi

·         OPR dipengaruhi oleh relasi, sifat interaksi frekuensi pertukaran dan resiprositas

·         OPR dikategorikan ke beberapa jenis yaitu, relasi personal, relasi preofesional, relasi komunitas

·         Penciptaan relasi dapat terjadi dalam berbagai aspek kajian dan pratik PR

TEORI MATEMATIKA KOMUNIKASI

            Teori informasi digagas oleh dua ahli matematika yaitu, Shannon dan Weaver. Teori ini memggambarkan proses komunikasi antar manusia sebagai proses transmisi yang linier anatar komunikator kepada komunikan. Shannon dan Weaver mengenalkan beberpa konsep yang saling berkaitan yaitu, gangguan, transmitter, sumber, signal, reciever, destination, entropi dan informasi.

            Pertama, pesan disusun oleh sumber informasi lalu pesan tewrsebut di transmisi oleh transmitterdan diubah menjadi sinyal agar dapat dimngerti.

             Model tersebut menjelaskan komponen komunikasi ketiga, yaitu channel. Channel diartikan sebagai medium bagi perjalanan pesan. Receiver adalah alat untuk menerima sinyal yang dikirim oleh sumber informasi. Noise adalah segala sesuatu yang mendistorsi pesan yang dimaksudkan oleh sumber atau segala yang menggangu penerima saaat menerima pesna

Teori Informasi dalam praktik PR

             Berbagai gangguan yang menghambat dalam prsoes komunikasi anatara organisasi dengan publiknya dpaat menyebabkan kesalahan persepsi sehingga pesan yang disampaikan PR ternyata dipersepsi berbeda oleh publiknya. Dengan Teori Informasi Matematika, Praktisi PR dapat menangani berbagai jenis noise atau gangguan dalam merancang program komunikasinya.

TEORI UNCERTAINTY REDUCTION

            Teori ini menyatakan bahwa hidup ini penuh keragu-raguan yang membuat ketidakjelasan. Teori ini berguna untuk mengurangi keragu-raguan dan tidakpastian saat berkomunikasi dengan orang lain.

            Komunikasi merupakan alat untuk mengurangi ketidakpastian, setidaknya ada dua peran komunikasi, yaitu:

1.      Komunikasi digunakan untuk mendapatkan informasi tentang lawan bicara. Semakin banyak persepsi anda ketika berbicara dengan orang baru, semakin membuat anda berada dalam situasi ketidakpastian.

2.      Komunikasi digunakan untuk membuat prediksi atau penejelasan tentang makna perilaku lawan bicara.

Informasi merupakan alat yang dapat mengurangi ketidakpastian akan situasi tertentu. Semakin banyak informasi yang anda dapatrkan, semakin berkurang ketidakpastian anda. Informasi ada dua jenis yaitu verbal dan non verbal. Keduanya saling memengaruhi dalam proses mengurangi ketidakpastian ini. Beberapa kondisi yang membuat anda ingin mengurangi ketidakpastian sangat tinggi dan ingin (termotivasi) mengetahui banyak informasi. Beberapa kondisi itu anatar lain:

a.       Prediksi bahwa and akan berkomunikasi dengan orang lain tersebut di waktu lain yang akan datang

b.      Anda merasa bahwa berkomunikasi dengan seseorang menghasilkan keuntungan bagi anda

c.       Bila anda berinteraksi dengan oorang yang mempunyai perilaku yang tidak lazim atau abnormal menurut anda

Berger dan Bradag (dikutip di Kriyantono 2014) mengembangakna TUR dengan membangun dua jenis ketidakpastian, yaitu:

·         Ketidakpastian perlaku. Berkaitang dengan ketidakpastian akan perilaku mana yang seharusnya seseorang lakukan

·         Ketidakpastian kognisi. Berkaitan dengan ketidakpastian tentang apa yang mesti dipikirkan tentang sesuatu atau orang lain.

Menurut Berger (1979, dikutip di Kriyantono, 2014) ada beberapa cara yang bisa dilakukan untuk mengurangi ketidakpastian, yaitu:

a.       Strategi pasif = terjadi jika seseorang hanya mengamati perilaku orang lain.

b.      Strategi aktif = terjadi jika seseorang aktif mencari informasi tentang orang lain melalui pihak ketiga

c.       Strategi interaktif = secara langsung bertanya tanya dengan orang yang menjadi target komunikan.

Berger dan Calabrese (1975, dikutp di Kriyantono, 2014) , menjelaskan aksioma teori uncertainty reduction:

1.      Hubungan ketidakpastian dengan komunikasi verbal

2.      Hubungan ketidakpastian dengan komunikasi non verbal

3.      Hubungan ketidakpastian dengan pencarian informasi

4.      Hubungan ketidakpastian dengan keakraban

5.      Hubungan ketidakpastian dengan resiprositas

6.      Hubungan ketidakpastian dengan persepsi akan kesamaan dan ketidaksamaan

7.      Hubungan ketidakpastian dengan perasaan suka

Menurut Heath (2005, dikutip di Kriyantono, 2014) menyarankan PR untuk meminimalkan ketidakpastian dengan menrapkan startegi komunikasi seperti berikut:

·         Mengumumkan berbagai perubahan sendini mungkin bagi semua publik yang mungkin merasakan dampak perubahan

·         Memfasilitasi partisipasi staf dalam proses pengambilan keputusan untuk menyelesaikan suatu masalah

·         Menjaga agara aliran informasi terjadwal dengan baik.

·         PR harus menjelaskan segala kebijakan atau keputusan yang diambil manajemen.

·         Selalu menjaga kepercayaan publik terhadap organisasi

TEORI EXCELLENCE

Model Public Relations mengindentifikasi empat model, yaitu:

1.      Model Press Agentry / Publisitas

Proses diseminasi informasi bergerak satu arah dari organisasi kepada publiknya. PR lebih banyak melakukan propaganda atau kampanye untuk tujuan publisitas media yang menguntungkan pihaknya. Tujuan model ini untuk mendapatkan liputan media.

2.      Model Public Information

Tujuan model ini yaitu membangun kepercayaan publik melalui komunikasi satu arah dengan memberikan informasi kepada publik tetapi tidak mementingkan persuasuf untuk mengubah sikap. Gruning & Hunt (1984, dikutip di Kriyantono 2014)

3.      Model two way asymmetric

Gruning & Hunt (1984, dikutip di Kriyantono 2014) menganggap model ini sudah menerapkan komunikasi dua arah. Model ini lebih mengarahkan strategi komunikasi organiusasi untuk mempengaruhi publik beradaptasi dengan organisasi bukan sebaliknya

4.      Model two way symmetric

Model ini adalah model yang ideal, karena mengutamakan dialog secara penuh dengan publiknya serta fokus pada upaya membangun hubungan dan pemahaman bersama bukan berupa memersuasi publik dengan berbagai cara. Organisasi menganggap publik mejadi sumber.

 Model asymmetric biasanya terjadi padas organisasi yang mempunyai karakterisktik yaitu, berorientasi internal, sistem tertutup, menganggap efesiensi dan kontrol atas segala biaya lebih penting daripada kebutuhan akan inovasi, bersifat elitisme, konservatif, bersifat kewenangan terpusat; sementara model symmetric adalah interdependen, sistem terbuka bergerak maju menuju ekuilibrium, mempunyai sifat kesetaraan yang tinggi, memberikan otonomi kepada anggota organisasi untuk kreatif dan inovatif, lebih mengedepankan invosai daripada fokus pada tradisi, desentralisasi manajemen, setiap anggota organisasi menyadari konsekuensi dari tiap tindakannya.

Teori Excellence di Public Relations

            Dari model Press Agentry, Public Information dan two way asymmetric menejlaskan fenomena, event atau aktivitas yang benar benar ada dalam kenyataan di masyarakat. Ketiga model ini sering diterapkan dalam praktik PR saat ini. Sedangkan teori symmetric menyarakan bagaimana seharusnya aktivitas PR dipraktikan secara lebih etis dan efektif. PR harus etis dalam menjalan profesinya.

TEORI CONTINGENCY

            Teori Contingency of Accomdation in PR (CA) berkembang atas kritik model two way symmetric dalam teori excellen in PR. Akomodasi adalah situasi ketika praktisi PR berupaya memenuhi kebutuhan organisasi dan publiknya melalui dialog, negosiasi dan kompromi. Advokasi yaitu situasi ketika praktisi PR berusaha memenuhi keutuhan organisasi dan publiknya dengan cara mengurangi atau menidakan kebutuhan pihak lainnya. Teori CA mengatakan bahwa win-win solutions ditawarkan model two-way symmetric tidak selamanya merupakan kondisi ideal bagi organisasi, bahkan sulit mencapainya.

            Teori ini secara umum menjelaskan bahwa hubungan organisasi dan publiknya tidak dapat benar benar mencapai posisi two way symmetric. Teori CA lebih tegas dari teori excellence karena memberi batasan tentang posisis organisasi saat menjalin relasi dengan publik.

Variabel teori Contigency of Accomodation

            Variabel internal disini adalah faktor internal organisasi seperti karakterisktik organisasi, situasi departemen PR, karakteristik individual praktisi PR, karakteristik koalisi dominan, termasuk juga ancaman. Sedangakn variabel eksternal organisasi seperti lingkungan industri, karakteristik, publik eksternal, ancaman ektsternal, regulasi,, maupun isu eksternal.

Aplikasi teori CA dalam penelitian dan Pratik PR

PR pada saat tertentu dapat menerapakan strategi secara bergantian bersikap akomodatif atau bersikap advokatif, tergantung variabel mana yang lebih dominan. Dalam bidang penelitian, banyak peluang tema yang dpaat dilakukan untuk menerapkan teori CA bagi pengembangan ilmu PR terutama di konteks Indonesia.

TEORI STRUKTURASI

            Teori ini digagas oleh Anthony Giddens pada 1984  dan dibangun berdasarkan teori interaksi sosial. Teori ini memandang bahwa individu mempunyai kemampuan mengubah struktur sosial. Struktut dalam sistem sosial seperti norma norma kelompok, jaringan komunikasi, institusi sosial ataupun pergaulan memengaruhi perilaku individu. Teori ini untuk menerangkan proses komunikasi organisasis karena memungkinkan untuk mendeskripsiskan bahwa organisasi diproduksi, direproduksi dan ditransformasi melalui penggunaan aturan sosial.

Asumsi teori strukturasi

Berdasarkan pendapat Giddens (1979, dikutip di Kriyantono 2014) terdapat beberapa asumsi pokok teori strukturasi:

1.      Manusia adalah aktor (agent) yang menentukan pilihan sendiri atas perilakunya

2.      Organisasi diproduksi dan di reproduksi melalui struktur yaitu penggunaan aturan dan sumber daya

3.      Struktur beukanlah entitas fisik

4.      Struktur bersifat dinamis, maka struktrus daslam organisasi baukan hanya dibentuk pada awalnya saja

5.      Struktur sering dipinjam dari kelompok yang lebih besar

6.      Teori struktur mengasumsikan bahwa semua interaksi sosial memmuat tiga elemen yaitu, pemaknaan, moralitas, dan kekuasaan

Teori strukturasi dalam praktik PR

            Proses PR dipandang sebagai prsoes yang mendukung semua level di dalam organisasi bukan fungsi top manajemen yang terisolasi. Peran PR yaitu mengakomodasi dan mengarahkan proses strukturasi agar tidak melenceng darti tujuan organisasi. Teori ini memandang PR sebagai kekuatan komunikasi yang melayani terjadinya reproduksi dan  transformasi suatu domnian dari suatu organisasi.

TEORI MOTIVASI DAN GAYA MANAJERIAL

1.      Teori Hirarki Kebutuhan

Ada beberapa tingkatan kebutuhan manusia yaitu (1) kebuthan fisiologi, (2) kebutuhan keamanan dan keselamatan, (3) kebutuhan sosial, (4) kebutuhan akan penghargaan diri, (5) aktualisasi diri. Karyawan akan termotivasi tinggi jika semua kebuthannya terpenuhi.

2.      Teori X dan Y

Teori X menjelaskan sebagai upaya untuk mengelola orang denagn memotivasi mereja sejak awal dengan kekuatan fisik dan kekuasaan. Teori Y berasumsi setiap indivisu mempunyai pembawaan fisisk tidak suka bekerja, karena itu pemberian motivasi dari eksternal sangat diperlukan

3.      Teori V

Teori ini memandang proses manajerial sebagai proses relasi dua arah. Manajer maupun karyawan mempunyai peran yang sama sama penting dalam proses manajerialnya.

4.      Teori kesehatan-motivator

Motivator dan kesehatan merupakan faktor kepuasan dan ketidakpuasan kerja. Yang termasuk faktor motivator adalah pengharagaan, tanggung jawab, kemauan, pekerjaan, prestasi kerja, dll. Sedangkan kesehatan adalah gaji, supervisi, kemanan kerja, kondisi lingkungan kerja, dll.

Empat gaya manajerial dari Linkert:

1.       Gaya penguasa mutlak

2.      Gaya semi mutlak

3.      Gaya penasihat

4.      Gaya pengajak serta

Aplikasi teori Motivasi dalam praktik PR

            Sangat penting bagi PR mengetahui dan memahami motivasi karyawan. Pertama,  PR memahami apakah kebutuhannya sudah terpenuhi apa belum. Kedua, menyampaikan kebutuhan karyawan ke manajemen. Ketiga, merancang program komuniksi yang bisa mendororng peningkatran motivasi kerja. Keempat, mendorong iklim komunikasi yang kondusif.

TEORI SITUATIONAL OF PUBLICS : teori tentang publik

            Teori ini bermanfaat untuk mengidentifikasi publik sehingga dapat membuat kategori publik berdasarakan perilaku komunikasi dari individu dan efek komunikasi yang diterima individu tersebut. Secara umum teori ini mendeskripsiskan sikap dan perilaku komunikasi dari publik terhadap organisasi.

Menurut Grunig (1979, dikutip di Kriyantono 2014) teori situational of the Public (STP) mempunyai beberapa asumsi dasar yaitu:

1.      Individu yang berbeda diasumsiakn mempunyai perilaku yang lebih konsisten dan cenderung sama jika mereka berada pada situasi sama

2.      Persepsi seserorang pada situastu akan menentukan kapan dia merespons, mengapa dia merespons, dll

3.      Setiap individu berusaha beradaptasi dengan suatu situasi dalam cara tertentu

4.      Publik bersifat situational tergantuing  pada situasi yang dihadapi

5.      Masalah atau isu bersifat dinamis.

Grunig (1979, dikutip di Kriyantono, 2014) membagi populasi menjadi tiga macam tipe publik yaitu:

1.      Publik tersembunyi = sekelompok orang yang sebenarnya mempunyai permasalaahn yang sama, tetapi tidak dapat mengidentifikasi dan tidak merespons.

2.      Publik terindentifikasi = perkembangan dari publik tersembunyi, jika kelompok itu kemudian menyadari dan dapat mengidentifikasi masalah maka kelompok itu berkembang menjadi “aware publik”

3.      Publik aktif  = sekelompok orang yang mendiskusikan dan merepons permasalahan itu dengan mengeluarkan opini atau melakukan aksi aksi tertentu.

Variabel perilaku komunikasi dan persepsi situasional

1.      Variabel Independen : Persepsi situasional

Variabel ini menjelaskan satu atau lebih variabel dependen. Variabel ini dapat digunakan untuk menejelaskan kemungkinanan perilaku yang akan terjadi, situasi dimana pemrosesan informasi akan terjadi dan disituasi mana pencarian informasi terjadi, mengidentifikasi publik, mendeskripsikan perilaku komunikasi dari publik yang sudah diidentifikasi (Kriyantono, 2014)

2.      Variabel Dependen : Perilaku Komunikasi

Teori STP mendefinisikan perialku komunikasi sebagai “bagaimana anggota publik memersepsi situasi dimana mereka dipengaruhi oleh konsekuensi organisasi” menurut Grunig & Hunt (1984, dikutip di Kriyantono 2014)

Teori Situasional dalam praktik dan penelitian PR

            Teori ini menjadi dasar PR untuk dapat mengidentifikasi dan mengantisipasi, apakah individu mempunyanyi motivasi dan kemampuan untuk menajga kepentignan atau ketertarikannya sebagai anggota publik dari organisasi. PR dapat mengidentifikasi kondisi publik apakah dia lantent, aware, aktif atau nonpublik.

DAFTAR PUSTAKA

Kriyantono, R. (2014). Teori public relations perspektif barat dan lokal: Aplikasi penelitian &                          praktik. Jakarta: Prenada Media.